La funzione logistica e il supply chain management

La funzione logistica e il supply chain management

La funzione logistica

La Logistica Aziendale mira a realizzare le strategie per un’efficace ed efficiente distribuzione fisica dei prodotti, la quale – integrandosi con i processi di acquisizione dei materiali e delle merci e con i processi produttivi – consenta un elevato servizio alla clientela, la riduzione dei costi interni e di distribuzione nonché una maggiore capacità di reazione agli stimoli ambientali. Cioè ha il compito di collegare in modo efficiente l’acquisizione dei fattori produttivi, la produzione e la distribuzione dei prodotti finiti.

Ha il compito di programmare, organizzare e gestire:

• La localizzazione, le dimensioni e la struttura dei magazzini aziendali;
• Il trasferimento dei materiali e delle merci dai fornitori all’azienda;
• Lo stoccaggio e la movimentazione interna dei materiali, dei prodotti finiti e semilavorati e delle merci;
• La distribuzione fisica dei prodotti e delle merci dall’azienda alla clientela.

Imprese industriali:

• La logistica in entrata: approvvigionamento dei materiali, affinché questi giungano in azienda secondo le quantità e i tempi programmati;
• La logistica interna: spostamento dei materiali, a particolari layout di macchine, impianti e scorte che permettano di svolgere la produzione senza interruzioni o tempi morti;
• La logistica in uscita: consegna delle merci o dei prodotti ai clienti, nei tempi e nei luoghi stabiliti, sostenendo il minimo costo e garantendo loro la massima soddisfazione.
• Imprese mercantili: si hanno solo la logistica in entrata (struttura, organizzazione e gestione del magazzino) e in uscita (gestione delle vendite).

Il flusso dei beni e il flusso informativo hanno andamenti opposti:

• Il flusso fisico: inizia con l’acquisto dei materiali o delle merci dai fornitori e termina con la vendita dei prodotti o delle merci ai clienti;
• Il flusso informativo: parte dalle indagini di mercato sui gusti, bisogni e aspettative dei potenziali clienti, determina la produzione e si riflette poi sugli ordini da trasmettere ai fornitori.
• La logistica integrata avviene quando i due flussi sono organizzati in modo tale che le aree aziendali interessate (approvvigionamento, stoccaggio, produzione, vendite) siano fra loro connesse in modo efficace e razionale. Per ottenere un buon livello di servizio alla clientela, deve svolgere una serie di attività connesse tra loro al minor costo possibile.

Il Supply Chain Management (gestione della catena di fornitura)

Il Supply Chain Management punta a creare e ottimizzare i legami e il coordinamento tra i processi interni dell’impresa e i processi di altre aziende con cui essa entra in rapporto (fornitori e clienti) con l’obiettivo di massimizzare il livello del servizio al cliente finale rendendo minimi i costi operativi e il capitale sociale. Elemento fondamentale è la collaborazione che deve instaurarsi lungo tutta la catena fornitura – produzione – distribuzione, che consente all’impresa di convogliare energie e risorse sulla propria attività principale, affidando ai terzi lo svolgimento di alcune fasi del processo logistico aziendale. Con la terziarizzazione dei servizi logistici l’impresa affida a operatori esterni specializzati la gestione di una o più attività accessorie in un rapporto di partnership aziendale con l’obiettivo sia di ottimizzare i tempi e i costi della movimentazione delle merci e dei prodotti sia di migliorare l’efficienza e il servizio reso al cliente.

La struttura e le funzioni del magazzino

Il magazzino è una struttura logistica formata da fabbricati, aree, attrezzature e personale, in grado di ricevere merci, materie prime, materiali di consumo, prodotti finiti ecc… custodendoli e conservandoli per renderli disponibili, al momento opportuno, per la produzione o per la vendita alla clientela. La struttura e l’organizzazione del magazzino di un’azienda possono essere diverse a seconda delle dimensioni ecc… infatti un’azienda può averne uno solo o di più in luoghi diversi. Se poi le attività logistiche sono esternalizzate il magazzino diventa mobile e può essere spostato da un luogo a un altro.

La funzione del magazzino è quella di assicurare ai processi di produzione e a quelli di vendita i flussi di beni sufficienti a garantire il regolare svolgimento dell’attività aziendale.

Il magazzino nelle imprese mercantili

Le imprese mercantili acquistano e poi rivendono merci senza sottoporle a significativi processi di trasformazione materiale. La loro struttura fisica dei magazzini è caratterizzata dalle seguenti tre “aree” fondamentali:

• L’area di ricevimento: è uno spazio attrezzato al quale accedono i mezzi di trasporto per lo scarico delle merci in arrivo;
• L’area di stoccaggio: è il luogo organizzato e attrezzato in cui le merci vengono conservate in attesa della vendita e del conseguente inoltro ai clienti;
• L’area di spedizione: è la zona dove le merci vengono predisposte per essere caricate sugli automezzi aziendali e trasportate ai magazzini dei clienti, oppure per essere prelevate direttamente dai clienti o consegnate ai vettori incaricati del trasporto.
• La funzione del magazzino è quella di svincolare la fase dell’approvvigionamento da quella della vendita. Infatti la volontaria costituzione di scorte permette alle aziende mercantili:
• Di acquistare le merci quando le condizioni di mercato sono più favorevoli;
• Di soddisfare senza interruzioni le richieste della clientela.

Il magazzino nelle imprese industriali

Le imprese industriali sono caratterizzate da complessi processi di trasformazione fisico-tecnica. Hanno diversi tipi di scorte:

• Scorte di materie prime e sussidiarie, di componenti e di semilavorati cioè di beni destinati a essere impiegati nei processi di lavorazione;
• Scorte di prodotti finiti e di sottoprodotti cioè beni destinati alla vendita.
  In queste imprese, sarà necessario progettare una suddivisione del magazzino sia in senso funzionale sia in senso spaziale.
• La funzione del magazzino consiste nello svincolare l’andamento temporale della produzione dall’approvvigionamento delle materie e nello svincolare i ritmi della produzione dall’andamento delle vendite.

Evitando e riducendo:

• Le sottoutilizzazioni delle energie umane e dei beni strumentali e le diseconomie;
• Il rischio di non riuscire a soddisfare totalmente le richieste della clientela.
• La formazione di scorte di prodotti finiti permette un andamento abbastanza uniforme della produzione, una minore variabilità nel grado di sfruttamento della capacità produttiva. Le imprese che producono “per il magazzino” possono dimensionare la capacità produttiva dei loro impianti sulla domanda mediamente prevista.

Nelle imprese industriali che producono beni i reparti sono generalmente i seguenti:

• Reparto ricevimento;
• Reparto stoccaggio prodotti finiti;
• Reparto controllo merceologico;
• Reparto spedizione;
• Reparto stoccaggio materie;
• Reparto gestione scorte.

Le scorte: tipologie e costi di gestione degli stock

Classificazione delle scorte

Il termine scorte (o stock) indica la quantità di beni che in un determinato momento si trovano in giacenza nei magazzini, in attesa di essere utilizzati nei processi produttivi o di essere distribuiti alla clientela. Le scorte di magazzino possono essere classificate:

• Secondo la loro natura si hanno:
• Scorte di materie prime, di materie sussidiarie e di componenti;
• Scorte di imballaggi e di materiali di consumo;
• Scorte di pezzi di ricambio di impianti, macchinari e altri beni strumentali;
• Scorte di semilavorati;
• Scorte di prodotti finiti, di sottoprodotti, di residui di lavorazione.
• Secondo la loro provenienza si distinguono in:
• Scorte prodotte internamente (es: prodotti finiti);
• Scorte di origine esterna (es: materie acquistate sui mercati: imballaggi, materie).
• Secondo le loro dimensioni (livello quantitativo) possono essere:
• Scorte funzionali;
• Scorte di sicurezza;
• Scorte effettive.

Scorte funzionali, scorte di sicurezza e scorte effettive

La scorta funzionale è quella che consente un continuo e regolare svolgimento dei processi produttivi e una puntuale evasione degli ordini di vendita, cercando di minimizzare i costi connessi al magazzino e assicurare continuità ed efficienza all’attività aziendale. Questa dovrà essere stabilita considerando un certo margine di sicurezza.

La scorta di sicurezza è la parte di scorta funzionale che esprime il livello al di sotto del quale gli stock di materiali e gli stock di prodotti non devono scendere per non rischiare l’interruzione dei processi produttivi e dei processi di vendita. Ha il compito di fronteggiare il rischio di rottura degli stock (esaurimento delle scorte).

La scorta effettiva esprime la quantità di materiali destinati alla produzione o la quantità di beni da vendita che in un dato momento risulta effettivamente a disposizione dell’azienda. Questa può essere maggiore o minore della scorta funzionale a seconda di un rialzo o un ribasso dei prezzi. Quando le scorte effettive raggiungono volumi superiori a quelle delle scorte funzionali, le quantità eccedenti vengono dette scorte speculative.

I costi delle scorte

Più elevato è il volume delle scorte e quanto più lunghi sono i tempi di sosta dei beni in azienda, tanto maggiore è il fabbisogno finanziario e tanto maggiori sono i costi che il magazzino comporta. I costi si dividono in tre categorie:

• Oneri finanziari: interessi calcolati sul capitale investito nelle scorte;
• Costi relativi alla struttura fisica e al funzionamento del magazzino: es: ammortamenti, i fitti passivi e i canoni di leasing, l’illuminazione, salari e stipendi, premi di assicurazione ecc…
• Perdite di valore: cali, furti, deterioramento, alterazioni, obsolescenza commerciale.

La politica delle scorte e il just in time

La politica delle scorte è l’insieme delle scelte gestionali con cui il management regola i flussi in entrata e i flussi in uscita relativi ai materiali impiegati nella produzione e ai prodotti ottenuti, per governare razionalmente le quantità e i tempi di permanenza di tali beni nei magazzini aziendali. L’obiettivo è la ricerca di un punto di equilibrio tra due opposte esigenze:

• Rendere minimi i costi connessi alla gestione del magazzino;
• Garantire i livelli di produzione programmati e cioè la continuità e la tempestività del servizio alla clientela.

La politica delle scorte riguarda un sistema di scelte che si ricollegano ad altre decisioni riguardanti:

• La politica degli acquisti: scelte relative alla modalità, ai tempi e alle quantità degli approvvigionamenti da effettuare;
• La politica della produzione: definizione dei ritmi di lavorazione, degli strumenti produttivi da utilizzare;
• La politica delle vendite: definire a chi vendere, come, quanto. Questo presuppone:
• Un’accurata analisi della domanda di mercato;
• Un’attenta analisi della clientela.

Gli obiettivi della politica delle scorte

Gli obiettivi della gestione delle scorte sono:

• Assicurare continuità e tempestività di svolgimento ai processi tecnici di produzione;
• Assicurare una continua e tempestiva alimentazione dei processi di vendita: puntuale evasione degli ordini della clientela;
• Ottenere le migliori condizioni di approvvigionamento;
• Ridurre al minimo i costi connessi al mantenimento delle scorte.

Per raggiungere tali obiettivi, è necessario risolvere numerosi problemi con queste soluzioni:

• Predisporre un’organizzazione dei magazzini che sia funzionale, razionale ed efficiente;
• Redigere piani di acquisto che siano coerenti con la prevista dinamica della produzione e delle vendite;
• Ricercare un equilibrio rapporto tra i costi e i rischi della permanenza delle scorte in magazzino e i benefici che derivano dal puntuale soddisfacimento delle esigenze della produzione e della clientela.

Gli strumenti

Gli strumenti gestionale che consentono un efficace controllo sui processi di formazione delle scorte e sul loro livello sono:

• La formulazione dei piani d’acquisto;
• La determinazione del lotto economico di acquisto;
• La determinazione del punto di riordino;
• Il calcolo degli indici di rotazione delle scorte.

Il just in time

Il just in time è un principio generale che si concretizza nel tentativo di azzerare o comunque di ridurre al minimo, nei vari stadi del processo produttivo, i tempi di attesa dei materiali e dei componenti, facendoli giungere alla linea di produzione “al momento giusto”, minimizzando – di conseguenza – anche la necessità di creare scorte di magazzino. È una propria filosofia di produzione il cui scopo è quello di azzerare le scorte.

• Materie prime e sussidiarie: devono arrivare in azienda solo nel momento e nella quantità in cui devono essere impiegate nella produzione;
• Reparti produttivi: ognuno deve svolgere la propria attività rendendo disponibili i semilavorati o i prodotti di sua fabbricazione nel momento e nella quantità in cui servono al reparto che deve proseguirne la lavorazione;
• Prodotti finiti: devono uscire dai reparti produttivi nel momento e nella quantità in cui servono per la vendita.

La realizzazione del just in time prevede alcune condizioni:

• La flessibilità degli impianti;
• Una capacità produttiva di riserva;
• Lo sforzo verso la qualità (standard qualitativo).

Richiede poi un particolare ambiente aziendale, dove esiste un forte spirito di collaborazione tra l’azienda e i suoi fornitori.

Il just in time consente

• Consente di rispondere in modo più efficace alle esigenze della clientela attraverso la politica della qualità;
• Tende ad azzerare o diminuire le scorte giacenti in magazzino, abbassando i rischi di deterioramento e di obsolescenza delle stesse;
• Riduce notevolmente gli oneri finanziari.

La funzione approvvigionamenti e i piani di acquisto

La funzione approvvigionamenti è un insieme di attività rivolte ad acquistare da terzi nelle quantità e nei tempi previsti, i beni e i servizi necessari per la gestione. È svolta dagli Uffici acquisti che possono essere inquadrati nell’ambito della Direzione commerciale e della Direzione acquisti. I compiti che deve svolgere sono:

• Individuare i mercati di approvvigionamento e i possibili fornitori;
• Selezionare i fornitori, stipulare i contratti e curarne l’esecuzione;
• Coordinare gli acquisti con le esigenze della produzione o delle vendite, a seconda dei casi.

I piani d’acquisto si inseriscono nella generale programmazione d’impresa (budget settoriali). La formulazione dei piani d’acquisto si fonda sulla previsione delle vendite e avviene mediante un processo logico.

Nelle imprese mercantili l’approvvigionamento delle merci viene determinato dalla quantità di merci da acquistare = quantità di merci da preventivo delle vendite + scorte finali di merci preventivate – scorte iniziali di merci in magazzino

Nelle imprese industriali si definiscono i fabbisogni di materiali e gli approvvigionamenti da effettuare:

• Budget delle vendite di prodotti: volumi di vendita x prezzo unitario di vendita = ricavi di vendita previsti
• Budget della produzione: volumi di prodotti di cui è prevista la vendita + scorte finali preventivate di prodotti – scorte iniziali di prodotti in magazzino = quantità di prodotti da fabbricare
• Budget dei fabbisogni di materiali: quantità da produrre x consumi di materie per unità prodotte = fabbisogno di materie

Piano di acquisto dei materiali: fabbisogno di materie per la produzione + scorte finali preventivate di materie – scorte iniziali di materie in magazzino = quantità di materie da acquistare

Il lotto economico di acquisto e il punto di riordino
Il problema della gestione delle scorte è questo:
Quanto ordinare
Quando ordinare

Il lotto economico di acquisto è la quantità di merci o di materiali che ogni volta è opportuno ordinare per rendere minima la combinazione dei costi totali che l’azienda deve sostenere per il loro approvvigionamento (costi di ordinazione) e di quelli di conservazione delle scorte in magazzino (costi di stoccaggio).
Quantità ottimale da ordinare ogni volta per minimizzare i costi di gestione degli ordini e i costi di stoccaggio.

I costi di ordinazione sono per la maggior parte quelli fissi: costi per la ricerca del fornitore, i costi per il controllo delle merci…
I costi di stoccaggio sono per la maggior parte quelli variabili: costi di gestione del magazzino come l’ammortamento, il personale, costi per le assicurazioni contro furti e incendi…

Il punto di riordino

Il punto di riordino di una data merce è il livello di scorta esistente in magazzino raggiunto il quale si rende necessario effettuare un nuovo ordine di acquisto di quella merce o di quella materia presso i fornitori prescelti. È compito del management trovare la quantità di merce o di materiali in corrispondenza della quale l’Ufficio magazzino deve comunicare all’Ufficio acquisti l’esigenza di avviare la procedura di riapprovvigionamento.

Può succedere che ci sia una rottura degli stock, cioè nel momento in cui si esauriscono le scorte e quindi con l’impossibilità di fronteggiare le richieste della clientela o di alimentare la produzione.

Il punto di riordino dipende da:

• Il tempo di riordino espresso in giorni (gr)
• L’entità media dei prelievi o consumi giornalieri (Cg)
• Il livello a cui si colloca la scorta di sicurezza (Ss)

Il punto di riordino è dato dal livello di scorta corrispondente alla quantità di beni di cui si prevede la vendita o l’utilizzo produttivo durante il tempo di riordino, aumentata di una quantità pari alla scorta di sicurezza: Punto di riordino = Cg ∙gr + SS

L’indice di rotazione delle scorte

L’indice di rotazione delle scorte indica il numero di colte in cui, in un determinato periodo di tempo, avviene il completo rinnovo degli stock di una data merce o di una certa materia prima, oppure del magazzino nel suo complesso.

Indice di rotazione a quantità

L’indice di rotazione a quantità fisiche = Totale delle quantità vendute (o utilizzate)
Scorta media

Effetti del rapido rinnovo delle scorte

Non esiste un indice di rotazione ottimale che sia valido per tutte le aziende, tuttavia un indice di rotazione elevato produce effetti positivi:

• Sul piano finanziario: minori capitali investiti in scorte
• Sul piano reddituale: minori oneri finanziari e i minori costi di gestione del magazzino

Una troppa lenta sostituzione degli stock in magazzino, comporta elevati oneri finanziari, effettivi o figurativi, sugli investimenti in scorte.

Il lento rigiro delle scorte rappresenta un notevole fattore di rischio connesso a:

• Eventuali ribassi dei prezzi di mercato
• Possibili mutamenti nella domanda e conseguente obsolescenza dei beni in giacenza.

L’organizzazione del magazzino

Dal punto di vista fisico le strutture che costituiscono il magazzino variano in relazione alle esigenze delle aziende.
Tuttavia, gli elementi principali che compongono il magazzino possono essere così riassunti:

• Locali o spazi aperti, più o meno attrezzati a seconda delle necessità dei beni che vi devono essere conservati;
• Impianti di conservazione speciali;
• Attrezzature per suddividere, smistare e spostare i beni all’interno del magazzino, per introdurli e per farli uscire.

Indipendentemente dal tipo di azienda, all’interno del magazzino si possono individuare alcune zone:

• Zona di ricevimento dei beni, se si tratta di materie prime, riceve le forniture e ne controlla la corrispondenza rispetto all’ordine di acquisto, emettendo le bollette di carico che ne registrano l’ingresso in magazzino;
• Zona di stoccaggio o conservazione, è il vero e proprio magazzino, dove i beni rimangono conservati per periodi di tempo più o meno lunghi;
• Reparto di conferimento e spedizione, preleva dalla zona di stoccaggio le merci e i prodotti, provvede all’imballaggio e alla spedizione, emette le bollette di scarico relative all’uscita dei beni dal magazzino e trasmette i dati all’ufficio vendite per l’emissione della fatture